Le choix d’un lieu d’événement est l’une des étapes les plus importantes du processus de planification, mais les organisateurs d’événements ont du mal à trouver le lieu qui leur convient le mieux parce qu’ils ne connaissent pas les bonnes questions à se poser. Les voici.
Quel est votre public cible ?
Avant de dresser une liste restreinte des sites à examiner, sachez qui assistera à votre événement et combien de personnes vous allez inviter. Vous devez vous assurer que votre salle peut accueillir tous les invités et qu’il conviendra au public. Si la salle est trop grande pour votre événement, sectionnez la salle pour recréer la taille de l’espace. Si votre événement se fait uniquement sur invitation, demandez à vos participants de confirmer leur présence en l’imprimant clairement sur l’invitation, mais sachez que de nombreuses personnes ne répondent pas. Vous devrez peut-être faire un suivi par un appel téléphonique.
Savoir comment s’adresser à votre public cible
Il est essentiel de connaître les données démographiques de votre public pour choisir le lieu de votre événement. Par exemple, renseignez-vous sur le revenu moyen de vos participants, ce qu’ils aiment ou n’aiment pas, ce à quoi ils sont habitués, etc. Si votre public est un groupe de PDG, votre site doit refléter leurs goûts et leurs besoins.
Qu’est-ce qui est pratique pour vos invités ?
La location de salle lyon, à proximité du lieu de résidence ou du lieu de travail de vos invités, a souvent une incidence sur le nombre de participants. Une des choses à considérer est la consommation d’alcool et le transport.
Météo
Surveillez la météo et ajustez vos besoins en conséquence. Par exemple, si vous organisez un événement et qu’il est censé pleuvoir, équipez-vous de parapluies ou des tentes pour les événements en plein air.
Connaissance et expérience du lieu
Avant d’opter pour la location d’une salle à Lyon pour votre événement, demandez-leur une liste des événements qu’ils ont planifiés, demandez à voir des photos de ces événements pour pouvoir voir les différentes options et demandez des références. Vous voudrez peut-être aussi parler à certains membres du personnel pour savoir de quelle expertise ils disposent. Découvrez le rapport serveurs / invités, ce qu’ils porteront lors de votre événement et s’ils peuvent ou non travailler plus longtemps si nécessaire.
Vous devrez également savoir ce que le lieu de l’événement prendra en charge et ce que vous devez préparer : décoration, mise en place, démontage. Visitez également l’extérieur du site et vérifiez les éventuels problèmes de bruit, la localisation des voisins, la décoration requise à l’extérieur du site, les dangers éventuels, l’emplacement des sorties de secours, ainsi que des emplacements de stationnement ou de déchargement pour les limousines, les bus ou des taxis.
Quels autres services le lieu fournit-il ?
Avant de louer une salle, demandez une liste des autres services fournis, tels que:
Arrangements floraux : le lieu de l’événement a-t-il un designer floral en interne?
Parking : ont-ils leur propre parking ou existe-t-il un parking à proximité ? Pouvez-vous négocier un meilleur tarif pour votre événement ?
La sécurité : selon le type et la taille de votre événement, vous devrez peut-être faire appel à des services de sécurité. Pour les festivals de grande envergure où la ville / commune participe à la planification, vous devez souvent avoir la police, des pompiers et / ou des ambulanciers paramédicaux à portée de main. Assurez-vous également que le site dispose d’extincteurs d’incendie, d’alarmes incendie actives, de trousses de premiers secours et d’une alimentation de secours. Sachez où se trouvent les issues de secours et mettez en place un plan d’urgence.
